Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat Berbasis Web di Fakultas Vokasi Universitas Warmadewa

I Gusti Ngurah Agung Pawana; Made Widya Jayantari; Made Dika Nugraha

doi:10.38043/telsinas.v7i2.5486

Authors

I Gusti Ngurah Agung Pawana Universitas Warmadewa
Made Widya Jayantari Universitas Udayana
Made Dika Nugraha Universitas Warmadewa

DOI:

https://doi.org/10.38043/telsinas.v7i2.5486

Keywords:

Sistem Informasi, Pengelolaan Surat, Web-Based, R&D, Disposisi Surat, Paperless

Abstract

Kemajuan teknologi informasi telah mendorong berbagai institusi, termasuk perguruan tinggi, untuk mengadopsi sistem pengelolaan yang lebih modern dan efisien. Fakultas Vokasi, Universitas Warmadewa saat ini masih menggunakan metode manual dalam pengelolaan surat, yang melibatkan pencatatan di Excel dan penyimpanan dokumen dalam bentuk digital hasil pemindaian. Sistem ini kurang efisien dan rawan terhadap kesalahan, seperti hilangnya data dan keterlambatan disposisi surat. Mengatasi permasalahan ini, dirancanglah sistem informasi pengelolaan surat berbasis web menggunakan framework CodeIgniter. Data yang digunakan dalam pengembangan sistem ini meliputi dokumen surat masuk dan surat keluar yang dikelola dalam satu tahun terakhir. Sistem ini mencakup fitur pendaftaran surat, pengarsipan digital, disposisi online, dan pelacakan surat secara real-time, mendukung inisiatif paperless yang dapat mengurangi penggunaan kertas. Pengembangan sistem menggunakan metode Research and Development (R&D), melalui tahap analisis, perancangan, pengembangan, implementasi, dan pengujian. Pengujian dilakukan dengan metode black box untuk memastikan fungsionalitas sistem berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Hasil pengujian menunjukkan peningkatan efisiensi pengelolaan surat hingga lebih dari 70% dibandingkan dengan metode manual. Implementasi dari sistem ini diharapkan Fakultas Vokasi dapat mencapai pengelolaan yang lebih efektif dan efisien serta ramah lingkungan.

References

R. A. Purba et al., Aplikasi Teknologi Informasi: Teori dan Implementasi, vol. 2, no. 1. 2020.

R. Sutjiadi et al., “Perancangan Sistem Informasi Manajemen Tugas Akhir Pada Institut Informatika Indonesia Menggunakan Metode Incremental,” Jurnal Ilmiah Telsinas Elektro, Sipil dan Teknik Informasi, vol. 5, no. 2, pp. 152–164, Aug. 2022, doi: 10.38043/telsinas.v5i2.4334.

H. Anggraeni, Y. Fauziyah, and E. F. Fahyuni, “Penguatan Blended Learning Berbasis Literasi Digital Dalam Menghadapi Era Revolusi Industri 4.0,” Jurnal Kependidikan Islam, vol. 9, no. 2, 2019.

R. J. Saputra, T. Arianto, and A. Nugroho, “Pemanfaatan Aplikasi Informasi Warkah (I-Wak) Untuk Sistem Pengarsipan Warkah (Studi di Kantor Pertanahan Kabupaten Banyuasin Provinsi Sumatera Selatan),” Tunas Agraria, vol. 2, no. 1, 2019, doi: 10.31292/jta.v2i1.22.

N. W. J. K. Dewi and I. G. M. Y. Antara, “Analisis Kualitas Interaksi Pengunjung Dengan Website Bali Vulcano Jeep: Pendekatan Kuesioner UX,” Jurnal Ilmiah Telsinas Elektro, Sipil dan Teknik Informasi, vol. 6, no. 1, pp. 88–93, Apr. 2023, doi: 10.38043/telsinas.v6i1.4471.

L. Handajani, L. H. Husnan, and A. Rifai, “Kajian Tentang Inisiasi Praktik Green Banking Pada Bank BUMN di Indonesia,” Jurnal Economia Review of Business and Economics, vol. 15, no. 1, 2019.

F. A. Purnomo, N. F. Isha, M. W. Dzikri, R. A. Novianto, and S. Sahara, “Efektivitas Penggunaan Barcode Pada Sistem Pergudangan Pt Multi Terminal Indonesia (Cargo Distribution Center - CDC Banda),” Jurnal Ilmiah Wahana Pendidikan, vol. 3, no. 1, 2018.

Lukmanul Hakim, Membangun Web Berbasis PHP dengan Framework Codeigniter. 2010.

R. Kurniadi, C. Riki, and M. Nurkamilah, “Rancang Bangun Aplikasi Perpustakaan berbasis Web dengan Menggunakan Framework CodeIgniter,” Formosa Journal of Science and Technology, vol. 1, no. 5, 2022, doi: 10.55927/fjst.v1i5.1209.

O. Nur Pratiwi, Z. Nahruddin, A. Nur Aina, and I. Arifin, “RESPONSIVITAS PEMERINTAH MELALUI ELEKTRONIK GOVERNMENT (E-GOV) DI KOTA MAKASSAR,” Jurnal Administrasi Negara, vol. 29, no. 1, 2023, doi: 10.33509/jan.v29i1.2255.

“EFEKTIVITAS ECOMPASS SEBAGAI ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (EDMS) DALAM MENDUKUNG PERFORMA UNIT KERJA DI LEMBAGA PENJAMIN SIMPANAN,” Jurnal Administrasi Bisnis Terapan, vol. 2, no. 2, 2020, doi: 10.7454/jabt.v2i2.94.

L. Sihaloho and A. Sobandi, “Peluang dan Tantangan dalam Mengimplementasikan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik,” Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan, vol. 11, no. 1, 2018, doi: 10.22146/khazanah.34470.

M. I. Farozi, D. Kurnia, and R. A. L. Aprilia, “Perencanaan Green Computing Melalui Digitalisasi Dokumen Akademik pada ITS NUS Sumatera Selatan,” MDP Student Conference, vol. 2, no. 1, 2023, doi: 10.35957/mdp-sc.v2i1.4477.

Y. Bastian, D. J. Surjawan, and A. Adelia, “Aplikasi Penjadwalan Sidang Tugas Akhir di Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha Dengan Metode Depth First Search,” Jurnal Teknik Informatika dan Sistem Informasi, vol. 4, no. 1, 2018.

S. Soleh, T. Eko, Y. Sulaeman, and L. Handayani, “Perancangan dan Pembangunan Sistem Informasi Rekrutmen Berbasis Computer Based Testing (CBT) Dengan Menggunakan Codeigniter,” Jurnal Ilmu Komputer, vol. 7, no. 1, 2022.

A. Ramadhani, “KEAMANAN INFORMASI,” Nusantara - Journal of Information and Library Studies, vol. 1, no. 1, 2018, doi: 10.30999/n-jils.v1i1.249.

S. Nadaria, “Implementasi E-Office Pada Dinas Tenagakerja Dan Transmigrasi Provinsi Riau,” Skripsi: repository.uin-suska.ac.id, 2020.

M. Andriana and Y. Sinta Wati Ulfa, “SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN BERBASIS WEB,” Jurnal Teknik Informatika dan Teknologi Informasi, vol. 2, no. 2, 2022, doi: 10.55606/jutiti.v2i2.373.

I. B. G. Sarasvananda, I. Wiguna, and ..., “Pendekatan Metode Extreme Programming untuk Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Surat Menyurat pada LPIK STIKI,” Jurnal Informatika …, 2021.