SISTEM PENGELOLAAN ARSIP AKTIF DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN

Authors

  • Widya Ramadhina Universitas Islam Negeri Sumatera Utara
  • Abdul Karim Batubara Universitas Islam Negeri Sumatera Utara

DOI:

https://doi.org/10.38043/jids.v8i2.5461

Keywords:

Pengelolaan Arsip, Arsip Aktif, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan

Abstract

Arsip sangat penting sebagai informasi dan bukti kebenaran. Pengelolaan arsip merupakan hal yang krusial dalam setiap organisasi dan instansi. Arsip Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil merupakan arsip dinamis aktif karena digunakan secara langsung dalam kegiatan kerja organisasi atau instansi sehari-hari. Dalam menunjukan semua kegiatan pencatatan spil pada kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan maka penelitian ini berjudul "Sistem Pengelolaan Arsip Aktif di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan". Penelitian ini mengkaji sistem pengelolaan arsip aktif di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan dan tantangan yang dihadapi. Penelitian kualitatif deskriptif digunakan di sini. Data dikumpulkan melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Dua orang pegawai Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan pada arsip dari bagian akta kelahiran, akta kematian, akta perkawinan, akta perceraian, dan kartu tanda penduduk (KTP) dan kartu keluarga akta merupakan informan dalam penelitian ini. Analisis data meliputi reduksi, penyajian, dan kesimpulan. Keabsahan data diperiksa dengan menggunakan triangulasi sumber dan teknik. Hasil penelitian menemukan bahwa Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan mengelola arsip dengan baik. Pada pengelolaan arsip: penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, penghapusan. Pegawai sebagai pengguna tempat penyimpanan dokumen/arsip menghadapi tantangan dalam pengelolaan arsip karena lokasi penyimpanan yang berbeda-beda. Fasilitas untuk penemuan kembali arsip sangat baik. Pengelolaan arsip di Dukcapil Kota Medan sudah berjalan dengan baik, namun kebersihan ruang penyimpanan arsip masih perlu ditingkatkan. Tidak menangani hal ini dengan serius dapat berakibat fatal. Untuk melestarikan arsip dari semua kegiatan yang membantu mencapai tujuan instansi, Dukcapil Kota Medan harus meningkatkan pemeliharaan dan perawatan arsip. Debu, jamur, dan serangga dapat merusak arsip.

Downloads

Download data is not yet available.

References

Alfianto, A., Lathoif, M. I., & Adilah, N. (2023). Perancangan Sistem Informasi E-Arsip Berbasis Website Pada Desa Wateswinangun. Abdi Massa: Jurnal Pengabdian Nasional (e-ISSN: 2797-0493), 3(05), 1320. https://aksiologi.org/index.php/abdimassa/article/view/574

Ameiliya, A., & Handayani, N. S. (2023). Pengelolaan Arsip Dalam Meningkatkan Tertib Administrasi Di Uin Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung. Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, 12(1), 88103. https://doi.org/10.24036/124537-0934

Amin, A., Batubara, A. K., Parent, P. A., Maha, S., Sinulingga, S., & Fauzi, I. (2023). Penatagunaan dan Kegunaan: Prinsip-Prinsip Kebijakan Untuk Transparansi Berbasis Informasi (Stewardship And Use: Policy Principles For Information-Based Transparency). Jurnal Network Media, 6(1), 111.

Amri, F. (2018). Kualitas Pelayanan Dalam Pengurusan Akta Kelahiran Di Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kampar. Repository Uin Suska.ac.id, 1333.

Anas, A., Mustafa, D., Tompo, N., Dhani, A., & Nurhaedah, N. (2024). Digitization in records magament at Makassar District Court. Journal of Management Science (JMAS), 7(2), 290300. https://doi.org/10.35335/JMAS.V7I2.472

Ardiasni, F., & Suhartono, B. (2022a). Pengelolaan Arsip Aktif dalam Mendukung Layanan Arsip pada Biro Umum-Badan Nasional Pencarian dan Pertolongan. Jurnal Pembangunan dan Administrasi Publik, 2(1), 4862. https://doi.org/10.32834/JPAP.V4I2.549

Ardiasni, F., & Suhartono, B. (2022b). Pengelolaan Arsip Aktif dalam Mendukung Layanan Arsip pada Biro Umum-Badan Nasional Pencarian dan Pertolongan. Jurnal Pembangunan dan Administrasi Publik, 4(2), 2236.

Arwana, N., Batubara, A., & Fathurrahman, M. (2024). Alih Media Arsip sebagai Upaya Preservasi di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Labuhanbatu Utara. JPBB: Jurnal Pendidikan, Bahasa dan Budaya, 3(2), 117.

Asmo Sugeng, T. (2017). Pentingnya Akta Kelahiran Sebagai Identitas Anak yang Dilahirkan. Universitas Abdurachman Saleh Situbondo, 186193.

Barlian, B. (2019). Pengelolaan Arsip Inaktif. Universitas Terbuka, 159.

Basuki, S. (2022). Pengantar Ilmu Kearsipan. Universitas Terbuka, 1(1), 150.

Batubara, O. (2019). Sistem Pengelolaan Arsip E-KTP pada Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan. repositori.usu.ac.id. https://repositori.usu.ac.id/handle/123456789/15999

Cahyono, T. T. (2021). Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Sukoharjo. digilib.uns.ac.id. https://digilib.uns.ac.id/dokumen/87353/Pengelolaan-Arsip-Dinamis-Aktif-di-Dinas-Kependudukan-dan-Pencatatan-Sipil-Sukoharjo

Chearani, A., Wolor, C. W., & Marsofiyati, M. (2024). Analisis Sistem Penyimpanan Arsip Aktif pada Kantor Biro Perencanaan Kementerian XYZ. Jurnal Riset Manajemen dan Ekonomi (JRIME), 2(1), 256264. https://doi.org/10.54066/JRIME-ITB.V2I1.1143

Dewi, S., Listyowati, D., & Napitupulu, B. E. (2014). Data Penduduk Dan E-Ktp. Jurnal Sistem Informasi Universitas Suryadarma, 5(1), 134139. https://doi.org/10.35968/jsi.v5i1.28

E Prasetyo, & Kurniawan, A. (2016). Manajemen Aplikasi E-Surat Dalam Pengelolaan Arsip Aktif (Studi Kasus Aplikasi E-Surat Di Badan Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Bogor). Jurnal Ilmu Perpustakaan, 5(1), 201210. https://doi.org/10.2/JQUERY.MIN.JS

Fauzi, R., Dwanoko, Y. S., & Priana, A. J. (2020). Rancang Bangun Sistem Informasi Sistem Arsip Digital Dalam Permohonan Kehilangan Dokumen Di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil. RAINSTEK: Jurnal Terapan Sains & Teknologi, 2(3), 253259. https://doi.org/10.21067/JTST.V2I3.4913

Fitri, R. (2022). Analisis Pengelolaan Arsip di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Pelalawan. repository.uin-suska.ac.id.

Fitri Rosianie, A., Salsabila Azura, A., & Basoeky, A. (2023). Evaluasi pengelolaan arsip aktif pada pusat jasa kearsipan arsip nasional republik indonesia menggunakan model evaluasi cipp (context, input, process, product). Kompleksitas: Jurnal Ilmiah Manajemen, Organisasi Dan Bisnis, 12(1), 4753. https://doi.org/10.56486/KOMPLEKSITAS.VOL12NO1.339

Fury Fabrianne, A., & Husna, J. (2023). Penggunaan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat (SIPAS 8) Dalam Temu Balik Arsip Aktif Persuratan Di SMK Negeri 8 Semarang. Information Science and Library, 4(1), 1829. https://doi.org/10.26623/JISL.V4I1.6263

Ginsu, H. M. (2018). Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Akta Perkawinan pada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Binjai. repositori.usu.ac.id. https://repositori.usu.ac.id/handle/123456789/4960

Haryanti, R. Y., & Wasisto, J. (2018). Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Kecamatan Mranggen Kabupaten Demak. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 7(4), 161170.

Hastuti, S. H. D. (2020). Pentingnya Pemanfaatan Data Kependudukan Di Era Digital. Teknimedia: Teknologi Informasi dan Multimedia, 1(1), 1821. https://doi.org/10.46764/teknimedia.v1i1.9

Hendriyani, M. (2020). Pengendalian Surat Masuk Menggunakan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) di Subbagian Persuratan dan Arsip Aktif Pada Arsip Nasional Republik Indonesia. Kompleksitas: Jurnal Ilmiah Manajemen, Organisasi Dan Bisnis, 9(02), 3746. https://doi.org/10.56486/KOMPLEKSITAS.VOL9NO02.54

Hendriyani, M. (2021). Pemberkasan Arsip Dinamis Aktif Di Subbagian Persuratan Dan Arsip Aktif Pada Arsip Nasional Republik Indonesia (Anri). Kompleksitas: Jurnal Ilmiah Manajemen, Organisasi Dan Bisnis, 10(01), 1117. https://doi.org/10.56486/KOMPLEKSITAS.VOL10NO01.80

Karunia, R. L., Darmawansyah, D., Dewi, K. S., & Prasetyo, J. H. (2023). The Importance of Good Governance in the Government Organization. HighTech and Innovation Journal, 4(1), 7589. https://doi.org/10.28991/HIJ-2023-04-01-06

Kepala Arsip Nasional RI. (2011). Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No.26 Tata Cara Penyediaan Arsip Dinamis Sebagai Informasi Publik. Jdih Anri, 7.

Lubis, N., Batubara, A. K., & Ali, M. N. (2024). Manajemen Arsip Dinamis di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kota Binjai. Journal Innovation In , 2(1).

Luthfyah, E. N. (2022). Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis pada Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Banjar. Jurnal Administrasi Sosial dan Humaniora (JASIORA), 4, 4453. https://doi.org/10.5281/zenodo.6683762

Mandulangi, J., Makinggung, J., S Kasenda, & Luntungan, F. (2022). Sistem Manajemen Arsip Dinamis di Perpustakaan Politeknik Negeri Manado. Prosiding Seminar Nasional Produk Terapan Unggulan Vokasi, 1(2), 124133.

Mawarni Puspita Dwi, P. Y. Y. (2018). Pengelolaan arsip dinamis aktif di kantor perpustakaan aan Arsip Daerah Kabupaten Kendal. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 7(2), 211220.

Nasution, S. L. (2014). Pengaruh Kualitas Pelayanan Terhadap Kepuasan Masyarakat pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Labuhanbatu. ECOBISMA (Jurnal Ekonomi, Bisnis dan Manajemen), 1(1), 5666. https://doi.org/10.36987/ECOBI.V1I1.41

Rahayu, D. P. (2022). Efektivitas Pengelolaan Arsip Aktif Kepegawaian Pada Building Management Apartemen Brooklyn. repository.stialan.ac.id.

Rismanto, R., & Pahlevi, T. (2022). Pengaruh Penggunaan Media Pembelajaran Kearsipan Digital Terhadap Kemampuan Mengelola Arsip Siswa Kelas X-Otkp Smkn Mojoagung. VOX EDUKASI: Jurnal Ilmiah Ilmu Pendidikan, 13(1), 125139. https://doi.org/10.31932/VE.V13I1.1565

Saifulloh, S., Pamungkas, R., Saputro, T. D., & Al-ayyubi, F. R. (2021). Perancangan Prototype Pengelolaan Arsip Surat di Dinas Lingkungan Hidup Kota Madiun. Jurnal Altifani Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat, 1(1), 3542. https://doi.org/10.25008/ALTIFANI.V1I1.119

Sudiar, N., & Idayanti, I. (2020). Perancangan Repositori Arsip Digital Istana Siak. Jurnal Pustaka Budaya, 7(1), 2632. https://doi.org/10.31849/PB.V7I1.3394

Suryanto, A., Nurdin, N., Irawati, E., & Andriansyah. (2023). Digital transformation in enhancing knowledge acquisition of public sector employees. International Journal of Data and Network Science, 7(1), 117124. https://doi.org/10.5267/J.IJDNS.2022.11.011

Syahruramadhan, S., Haruddin, H., Sukarman, S., & Harianto, H. (2023). Manajemen Arsip Dinamis dan Statis di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bima (NTB). Maktabatun: Jurnal Perpustakaan dan Informasi, 3(1), 4045.

Tabina, G. (2024). Analisis Sistem Pengelolaan Arsip Inaktif di PT Prima Mitra Elektrindo. Student Scientific Creativity Journal, 2(1), 4862. https://doi.org/10.55606/SSCJ-AMIK.V2I1.2544

Wati, R. M., & Oktarina, N. (2019). Pengelolaan Arsip Dinamis Akta (Studi Kasus di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Semarang ). Economic Education Analysis Journal, 8(3), 925935. https://doi.org/10.15294/EEAJ.V8I3.35009

Downloads

Published

2024-08-25

How to Cite

1.
Ramadhina W, Batubara AK. SISTEM PENGELOLAAN ARSIP AKTIF DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN. JIDS [Internet]. 2024Aug.25 [cited 2024Nov.23];8(2):141-59. Available from: https://journal.undiknas.ac.id/index.php/fisip/article/view/5461

Issue

Vol. 8 No. 2 (2024)

Section

Articles

License

Copyright (c) 2024 Widya Ramadhina, Abdul Karim Batubara

Creative Commons License

This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International License.